What are Vouchers in accounting and their classification in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Vouchers in Accounting and Tally with Examples and Tips in Hindi
What are Vouchers in Accounting and their Classification in Hindi
What is Voucher (वाउचर क्या होता है)
Accounting में "Voucher" एक ऐसा दस्तावेज़ होता है जो किसी financial transaction का प्रमाण होता है। जब भी कोई transaction किया जाता है, जैसे कि payment करना, receipt लेना, किसी खर्च को रिकॉर्ड करना, तो उसे accounting record में डालने के लिए एक document तैयार किया जाता है जिसे हम Voucher कहते हैं।
Voucher यह पुष्टि करता है कि जो transaction हुआ है, वह वास्तविक है और उसे books of accounts में दर्ज किया जा सकता है। यह एक तरह का written proof होता है किसी transaction का। यह छोटी दुकान से लेकर बड़ी कंपनी तक हर जगह जरूरी होता है।
Classification of Vouchers in Accounting (Accounting में वाउचर के प्रकार)
Accounting में वाउचर को मुख्यतः दो प्रकारों में बाँटा गया है:
- 1. Supporting Voucher: ये वो वाउचर होते हैं जो transaction को support करते हैं जैसे कि invoice, bill, cash memo, etc.
- 2. Accounting Voucher: ये वो वाउचर होते हैं जो actual entry के लिए बनाए जाते हैं जैसे कि payment voucher, receipt voucher, etc.
Need of Voucher (वाउचर की आवश्यकता क्यों होती है?)
- Financial records में transparency बनाए रखने के लिए।
- हर transaction का proof रखने के लिए।
- Auditing के समय proper checking के लिए।
- Business में गलतियों और धोखाधड़ी से बचने के लिए।
Types of Vouchers used in Tally with Examples in Hindi
Main Accounting Vouchers in Tally (Tally में मुख्य वाउचर के प्रकार)
Tally में accounting करने के लिए अलग-अलग प्रकार के vouchers दिए गए हैं। आइए इन्हें विस्तार से समझते हैं:
- 1. Contra Voucher: इसका उपयोग cash और bank के बीच transaction के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए - ATM से पैसे निकाले या deposit किए।
Shortcut Key: F4 - 2. Payment Voucher: जब भी हम किसी को payment करते हैं, चाहे cash से हो या bank से, तो उसका entry payment voucher में होता है।
उदाहरण: Supplier को ₹5000 का भुगतान किया।
Shortcut Key: F5 - 3. Receipt Voucher: जब हमें किसी से पैसा प्राप्त होता है, तो उसका entry receipt voucher में किया जाता है।
उदाहरण: Customer से ₹8000 प्राप्त हुए।
Shortcut Key: F6 - 4. Journal Voucher: इसका उपयोग non-cash transaction जैसे adjustment entries, depreciation, provisions, आदि के लिए होता है।
Shortcut Key: F7 - 5. Sales Voucher: जब कोई सामान बेचते हैं या service provide करते हैं और उसका पैसा लेते हैं, तो उसे sales voucher में रिकॉर्ड किया जाता है।
Shortcut Key: F8 - 6. Purchase Voucher: जब कोई सामान या service खरीदी जाती है, तो उसका रिकॉर्ड purchase voucher में किया जाता है।
Shortcut Key: F9 - 7. Credit Note: यदि customer को सामान वापस किया गया या discount दिया गया तो इसका entry credit note में होता है।
Shortcut Key: Ctrl+F8 - 8. Debit Note: यदि हम supplier को कोई सामान वापस करते हैं या amount कम करते हैं तो उसका entry debit note में होता है।
Shortcut Key: Ctrl+F9
Table: Vouchers in Tally with Shortcut
| Voucher Type | Use | Shortcut Key |
|---|---|---|
| Contra Voucher | Cash और Bank के बीच Transaction | F4 |
| Payment Voucher | Payment करने के लिए | F5 |
| Receipt Voucher | Amount Receive होने पर | F6 |
| Journal Voucher | Adjustment Entries | F7 |
| Sales Voucher | Sales Entry | F8 |
| Purchase Voucher | Purchase Entry | F9 |
| Credit Note | Customer को Amount वापस | Ctrl+F8 |
| Debit Note | Supplier को Amount वापस | Ctrl+F9 |
How to Create and Enter Accounting Vouchers in Hindi
Step by Step Voucher Entry in Tally (Tally में वाउचर एंट्री कैसे करें)
Tally में वाउचर की एंट्री करना बहुत आसान है। नीचे दिए गए steps को follow करके आप आसानी से एंट्री कर सकते हैं।
- Step 1: Tally को open करें और उस company को select करें जिसमें आप entry करना चाहते हैं।
- Step 2: Gateway of Tally से "Accounting Vouchers" option को select करें।
- Step 3: उस वाउचर का shortcut key दबाएं जो आप use करना चाहते हैं। जैसे Receipt के लिए F6।
- Step 4: Ledger select करें, फिर amount डालें और narration (विवरण) लिखें।
- Step 5: सभी details verify करके Enter दबाएं और save कर लें।
Example: Receipt Voucher में Entry कैसे करें?
Date: 01-Apr-2025
Received From: Ravi Traders
Ledger: Cash
Amount: ₹10,000
Narration: Received against invoice no. 102
Tips for Error-Free Voucher Entries in Hindi
Beginner Friendly Tips (नई शुरुआत करने वालों के लिए सुझाव)
- सही Ledger का चुनाव करें। जैसे Sales के लिए Sales ledger और Purchase के लिए Purchase ledger।
- हर transaction का proper narration जरूर लिखें जिससे future में उसे समझा जा सके।
- Voucher type के अनुसार ही entry करें, जैसे receipt के लिए Receipt voucher, payment के लिए Payment voucher।
- Voucher में date को सही रखें, गलत date future में दिक्कत पैदा कर सकती है।
- अगर transaction GST से जुड़ा है तो voucher में GST details जरूर भरें।
Common Mistakes to Avoid (जो गलतियाँ नहीं करनी चाहिए)
- Ledger name बार-बार create न करें, पहले check कर लें कि पहले से बना है या नहीं।
- Debit और Credit में confusion न करें, हमेशा basic accounting rule याद रखें।
- Narration field को खाली न छोड़ें।
- हर entry के बाद उसे save करना न भूलें।
FAQs
Voucher एक ऐसा दस्तावेज़ होता है जो किसी भी financial transaction का प्रमाण होता है। इसका उपयोग transaction को accounting system में दर्ज करने के लिए किया जाता है। यह एक लिखित प्रमाण होता है कि लेन-देन वास्तव में हुआ है।
Tally में मुख्यतः 8 प्रकार के Accounting Vouchers होते हैं: Contra, Payment, Receipt, Journal, Sales, Purchase, Credit Note और Debit Note। हर वाउचर का अपना विशेष उपयोग होता है।
Bank में Cash जमा करने के लिए Contra Voucher का उपयोग किया जाता है। इस Voucher में cash से bank या bank से cash के बीच होने वाले लेन-देन को रिकॉर्ड किया जाता है।
Tally में Payment Voucher के लिए Shortcut Key F5 होती है। इसका उपयोग किसी को cash या bank से payment करने के लिए किया जाता है।
Sales को रिकॉर्ड करने के लिए Sales Voucher का उपयोग किया जाता है। Tally में इसकी Shortcut Key F8 होती है। इसमें हम goods या services बेचने की details दर्ज करते हैं।
Voucher एंट्री करते समय की जाने वाली आम गलतियाँ हैं: गलत ledger चुनना, debit-credit को उल्टा करना, narration न देना, गलत voucher type चुनना, और date में गलती करना। इनसे बचना आवश्यक है।