What is Export & Import of Data in Tally and why it is useful in Hindi

What is Export & Import of Data in Tally and why it is useful in Hindi

Tally एक बहुत ही लोकप्रिय accounting software है जिसे businesses अपने accounts और transactions को manage करने के लिए इस्तेमाल करते हैं। अब बात करते हैं Export और Import की। Export & Import of Data का मतलब होता है – एक जगह से data को निकालकर (export) दूसरी जगह पर ले जाना (import)। ये feature बहुत काम का होता है जब आपको अपने data को दूसरे computer में ले जाना हो, या आपको पुराने company data को नए में merge करना हो।

मान लीजिए कि आपने एक financial year का सारा काम पूरा कर लिया है और अब आप उस data को किसी auditor को भेजना चाहते हैं या दूसरा software यूज़ कर रहे हैं जिसकी जरूरत हो – उस समय आप Tally से data को Export कर सकते हैं। इसी तरह अगर आपके पास किसी दूसरे system से data है जिसे आप अपने Tally में लाना चाहते हैं – तो आप उसे Import कर सकते हैं।

Why Export & Import of Data is useful in Hindi

• Data को दूसरी जगह transfer करने में आसानी होती है।
• Auditor को जानकारी भेजने के लिए Export किया जा सकता है।
• Data backup के रूप में भी काम करता है।
• Reports और masters को अलग-अलग systems में इस्तेमाल करने के लिए Export/Import किया जा सकता है।
• Company merge या split करते समय Export & Import बहुत उपयोगी होता है।

How to export reports and masters using Export & Import of Data in Hindi

Tally में Reports और Masters को Export करना बहुत आसान है। इसे करने के लिए नीचे दिए गए steps को follow करें।

Export करने के Steps

• सबसे पहले Tally Prime खोलें और जिस Company का data Export करना है उसे load करें।
• अब उस report या master को open करें जिसे आप Export करना चाहते हैं। जैसे कि Balance Sheet, Trial Balance, Ledger, Stock Summary आदि।
• Keyboard से Alt + E प्रेस करें या Screen के ऊपर दिए गए Export बटन पर क्लिक करें।
• अब Export Configuration screen खुलेगी। यहां नीचे दिए गए विकल्प मिलते हैं –
  • Export Format: HTML, Excel, XML, JPEG आदि। (Import के लिए केवल XML format काम करता है)
  • Output File Name: आप file को क्या नाम देना चाहते हैं।
  • Export Location: File को कहाँ save करना है – Desktop, D Drive, Pen Drive आदि।
• अब Enter दबाएं और Export complete हो जाएगा।

Masters को Export करने के लिए:

• Gateway of Tally से: Alt + E → Masters → All Masters
• Export Format में XML चुनें।
• Location और File Name तय करें।
• Enter दबाकर Export करें।

अब आपके पास Tally की reports या masters की XML file तैयार है जिसे आप कहीं भी भेज सकते हैं या Import कर सकते हैं।

Steps to import vouchers and ledgers using Export & Import of Data in Hindi

अगर आपके पास XML format में किसी और system या पुरानी company से Export किया गया data है, तो उसे आप अपने current Tally system में Import कर सकते हैं। नीचे दिए गए steps को ध्यानपूर्वक follow करें:

Import करने के Steps (Vouchers और Ledgers के लिए)

• Tally Prime खोलें और अपनी Company को load करें।
• Gateway of Tally → Import Data पर जाएं।
• यहां दो विकल्प होते हैं:
  • Masters – अगर आपको केवल ledgers, stock items, groups आदि import करने हैं।
  • Transactions – अगर आपको vouchers जैसे कि payment, receipt, sales, purchase आदि import करने हैं।
• जैसे ही आप Masters या Transactions चुनते हैं, Tally आपसे XML file का path मांगेगा।
• Enter the file path: जैसे कि – C:\Users\admin\Desktop\data.xml
• इसके बाद Tally आपसे पूछेगा – Ignore duplicates? इसका मतलब है अगर कोई data पहले से है तो उसे दोबारा जोड़ा जाए या नहीं।
• Yes या No चुनें और Enter दबाएं।
• Import process पूरा होने के बाद Tally आपको message देगा – Data Imported Successfully

Import करते समय ध्यान देने योग्य बातें:

• File हमेशा XML format में होनी चाहिए।
• Path सही और accessible होना चाहिए।
• Company open होनी चाहिए जिसमें आप Import करना चाहते हैं।
• Similar configuration होनी चाहिए – जैसे कि same groups, currencies, etc.

Common errors and solutions during Export & Import of Data in Hindi

जब हम Export या Import करते हैं, तो कभी-कभी errors आते हैं। नीचे कुछ सामान्य errors और उनके समाधान दिए जा रहे हैं:

1. File Not Found Error

• कारण: File path गलत है या file उस location पर मौजूद नहीं है।
• समाधान: File का पूरा path सही से लिखें। Path में space, special character न हो।

2. Invalid Format Error

• कारण: आपने XML के अलावा कोई और format export/import करने की कोशिश की है।
• समाधान: केवल XML format ही Import के लिए मान्य है। Export करते समय भी XML format ही चुनें।

3. Duplicate Entries Error

• कारण: Import करते समय वही ledger या voucher पहले से मौजूद है।
• समाधान: Import screen पर Ignore duplicates विकल्प को Yes या No सही से चुनें।

4. Ledger Not Found While Importing Vouchers

• कारण: जिस ledger में voucher post हो रहा है, वो पहले से मौजूद नहीं है।
• समाधान: पहले master को import करें या manually वही ledger बना लें।

5. Tally hangs during import

• कारण: File बहुत बड़ी है या system slow है।
• समाधान: File को छोटे हिस्सों में split करके import करें, और system resources को खाली रखें।

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FAQs