What is Tally Audit and why Use of Tally Audit is important for accountants in Hindi

Use of Tally Audit in Hindi

What is Tally Audit and why Use of Tally Audit is important for accountants in Hindi

Tally में "Tally Audit" एक ऐसी सुविधा है जो विशेष रूप से Chartered Accountants और Senior Accountants के लिए बनाई गई है ताकि वे Company के सभी financial records को verify और monitor कर सकें। इसका मुख्य उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि किसी भी डेटा में unauthorized changes न हो और अगर कुछ बदलाव होता है तो वह record हो जाए कि कौन से user ने कब और क्या change किया है।

जब किसी Company के डेटा पर कई users काम कर रहे होते हैं, तो उनमें से कोई user गलती से या जानबूझकर कोई entry delete या modify कर सकता है। ऐसे में Tally Audit एक tool की तरह काम करता है जो सभी changes का ट्रैक रखता है और auditors को बताता है कि कौन सी entry पहले कैसी थी और अब कैसे है।

Tally Audit इसलिए जरूरी है क्योंकि इससे transparency बनी रहती है और Company के data की सुरक्षा और विश्वास बना रहता है। एक accountant के लिए ये जानना बहुत जरूरी होता है कि कोई भी financial report सही हो और उसमें कोई छेड़छाड़ न की गई हो। इसीलिए Tally Audit का इस्तेमाल हर accounting system में होना चाहिए।

How to activate Tally Audit for tracking user modifications in Hindi

Tally Audit को activate करने के लिए सबसे पहले आपको Company create करते समय या modify करते समय कुछ settings करनी होती हैं। नीचे दिए गए steps को follow करके आप Tally में Tally Audit को activate कर सकते हैं:

• Step 1: Tally Prime खोलें और उस Company को load करें जिसमें आप Tally Audit activate करना चाहते हैं।
• Step 2: Gateway of Tally → Alt + K दबाकर Company के Features में जाएं।
• Step 3: Company Features में Use Security Control को "Yes" करें।
• Step 4: इसके बाद Use Tally Audit Features को "Yes" करें।
• Step 5: अब Tally आपसे दो प्रकार के user बनाएगा:
  • Auditor (Administrator) – यह user सभी रिपोर्ट्स देख सकता है और audit कर सकता है।
  • Data Entry User – यह user केवल entries कर सकता है, लेकिन audit देख या modify नहीं कर सकता।
• Step 6: User बनाते समय आप उन्हें username और password assign कर सकते हैं।

अब जब भी कोई Data Entry user voucher में कुछ change करेगा या कोई नयी entry बनाएगा, तो Auditor user को उसकी जानकारी मिलेगी और उसे Audit में वह entry show होगी।

Steps to view audit listings and flagged entries in Use of Tally Audit in Hindi

Tally में Audit Listings देखने के लिए आपको कुछ specific steps follow करने होते हैं। नीचे हमने यह बताया है कि आप किस तरह से Audit Reports देख सकते हैं और किस प्रकार की entries को Audit में flag किया जाता है।

• Step 1: Gateway of Tally → Display More Reports → Statement of Accounts में जाएं।
• Step 2: इसके बाद Tally Audit नाम का एक विकल्प आएगा, उसे select करें।
• Step 3: यहां आपको कई प्रकार की reports दिखेंगी जैसे:
  • Audit Listings – इसमें वह सभी vouchers दिखेंगे जो modify किए गए हैं।
  • Users-wise Audit – इससे आप जान सकते हैं कि किस user ने कौन सी entry change की है।
  • Ledger-wise Audit – इससे यह जानकारी मिलती है कि कौन से ledger में changes हुए हैं।
• Step 4: किसी voucher को select करने पर आप देख सकते हैं कि Original entry क्या थी और Changed entry क्या है।
• Step 5: अगर Auditor को लगता है कि entry सही है, तो वह उसे "Accepted" mark कर सकता है, जिससे वह entry फिर Audit Report में नहीं आएगी।

Audit flagged entries वे होती हैं जिनमें कुछ modification किया गया हो जैसे कि amount change करना, narration बदलना, voucher delete करना या date change करना। ऐसे सभी बदलावों को Tally audit system track करता है और Auditor को notify करता है।

Role of Use of Tally Audit in ensuring data integrity and accountability in Hindi

Tally Audit का सबसे बड़ा फायदा यह है कि यह data integrity को बनाए रखता है। जब Company का data कई users handle करते हैं, तो यह जानना बहुत जरूरी हो जाता है कि कोई भी change किसने किया, कब किया और क्यों किया। Tally Audit इन्हीं सभी बातों का record रखता है।

• Transparency बनाए रखना: जब हर user के द्वारा किया गया change audit में record होता है, तो transparency बनी रहती है।
• Data Integrity: Original और Modified entry दोनों को दिखाकर यह सुनिश्चित किया जाता है कि कोई भी गलत data न चला जाए।
• Accountability तय करना: अगर कोई गलती होती है तो Auditor को आसानी से पता चल जाता है कि किस user ने वह गलती की, जिससे future में सावधानी बरती जा सकती है।
• Legal Compliance: कई बार Companies को अपने data के लिए audit proof देना होता है। ऐसे में Tally Audit एक strong evidence बनकर सामने आता है।

Example Table: Entry Modification Record in Tally Audit

ऊपर दी गई table से स्पष्ट होता है कि कैसे हर change Tally Audit में capture होता है और future में कोई भी confusion या doubt नहीं रहता। Auditor या कोई भी Senior accountant तुरंत देख सकता है कि कौन सी entry किसने बदली और कब बदली।

Tally Audit accountant के काम को आसान और सुरक्षित बनाता है। यह न केवल data की सुरक्षा करता है बल्कि user accountability को भी बढ़ाता है। इसलिए हर professional accountant को Tally Audit का सही इस्तेमाल करना आना चाहिए।

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