Introduction to accounting voucher types in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Accounting Voucher Types and Entry Process in Tally in Hindi
Introduction to accounting voucher types in Tally in Hindi
What is Voucher in Tally?
Tally में voucher एक ऐसा दस्तावेज होता है जिसका उपयोग accounting transaction को record करने के लिए किया जाता है। जब भी कोई लेन-देन होता है – जैसे किसी को भुगतान करना, पैसे प्राप्त करना, सामान बेचना या खरीदना – तो उसे हम Tally में एक निश्चित प्रकार के voucher में दर्ज करते हैं। हर प्रकार के voucher की अपनी एक खास भूमिका होती है।
Types of Accounting Vouchers in Tally
Tally में मुख्यतः निम्नलिखित accounting voucher होते हैं:
- Payment Voucher: जब हम cash या bank के माध्यम से कोई भुगतान करते हैं।
- Receipt Voucher: जब हमें किसी से cash या bank में पैसा प्राप्त होता है।
- Contra Voucher: cash और bank के बीच के लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए।
- Journal Voucher: ऐसे लेन-देन जो न तो बिक्री, न खरीद, न भुगतान, न प्राप्ति में आते हों।
- Sales Voucher: जब हम कोई वस्तु या सेवा बेचते हैं।
- Purchase Voucher: जब हम कोई वस्तु या सेवा खरीदते हैं।
Payment and Receipt voucher entry process in Tally in Hindi
Payment Voucher Entry Process
- Gateway of Tally से Accounting Vouchers में जाएं।
- F5 दबाएं या Payment को चुनें।
- Date बदलनी हो तो F2 दबाकर date सेट करें।
- Account से Bank या Cash Ledger चुनें जिससे भुगतान किया गया।
- To Account में उस पार्टी का नाम दर्ज करें जिसे भुगतान किया गया।
- Amount दर्ज करें।
- Narration में विवरण लिखें जैसे – “Payment for office supplies”.
Example:
मान लीजिए आपने ₹5000 की stationary खरीदी और cash में भुगतान किया:
By: Cash A/c → Dr.
To: Stationery A/c ₹5000
Narration: Being payment made for purchase of office stationery
Receipt Voucher Entry Process
- Gateway of Tally से Accounting Vouchers में जाएं।
- F6 दबाएं या Receipt चुनें।
- Account से Cash या Bank ledger चुनें जिसमें पैसा जमा हुआ।
- From Account में उस व्यक्ति/कंपनी का नाम दर्ज करें जिससे पैसा प्राप्त हुआ।
- Amount दर्ज करें।
- Narration लिखें – जैसे "Received from customer against invoice no. 12"
Example:
मान लीजिए आपको customer से ₹8000 का भुगतान मिला:
By: Customer A/c → Dr.
To: Bank A/c ₹8000
Narration: Being amount received from customer against invoice
Contra and Journal voucher usage with examples in Hindi
Contra Voucher
Contra Voucher का उपयोग cash और bank के बीच के transactions के लिए किया जाता है। जैसे cash से bank में पैसा जमा करना या bank से cash निकालना।
How to use Contra Voucher
- Gateway of Tally → Accounting Vouchers
- F4 दबाएं या Contra चुनें।
- जैसे Cash से Bank में पैसा जमा करना हो:
By: Cash A/c
To: Bank A/c ₹10,000
Narration: Cash deposited into bank
- जैसे ATM से cash निकाला हो:
By: Bank A/c
To: Cash A/c ₹5,000
Narration: Cash withdrawn from bank
Journal Voucher
Journal voucher का उपयोग non-cash transactions या adjustments के लिए होता है। जैसे depreciation, provision entries, interest entries आदि।
How to use Journal Voucher
- Gateway of Tally → Accounting Vouchers
- F7 दबाएं या Journal चुनें।
- Entry के अनुसार ledger चुनें।
Example:
Depreciation ₹2000 की entry करनी हो:
By: Depreciation A/c
To: Furniture A/c ₹2000
Narration: Being depreciation charged on furniture
Sales and Purchase voucher transactions in Tally in Hindi
Sales Voucher
Sales voucher का उपयोग किसी वस्तु या सेवा की बिक्री को दर्ज करने के लिए किया जाता है। यदि आप registered GST user हैं तो Voucher Mode में "Item Invoice" चुनना होता है।
Steps:
- Gateway of Tally → Accounting Vouchers
- F8 दबाएं या Sales चुनें।
- Party का नाम चुनें जिससे बिक्री की गई।
- Items, quantity, rate और amount दर्ज करें।
- CGST/SGST/IGST टैक्स Ledger जोड़ें यदि लागू हो।
- Narration जोड़ें।
Example:
To: Customer A/c
Sales of 10 units @ ₹500 = ₹5000
Add: GST @18% = ₹900
Total = ₹5900
Narration: Sold goods to customer with applicable GST
Purchase Voucher
Purchase voucher किसी भी वस्तु या सेवा की खरीद को रिकॉर्ड करता है। यदि आप GST में registered हैं तो "Item Invoice" का प्रयोग करें।
Steps:
- Gateway of Tally → Accounting Vouchers
- F9 दबाएं या Purchase चुनें।
- Supplier का नाम चुनें।
- Items, quantity, rate और amount दर्ज करें।
- CGST/SGST/IGST Ledger जोड़ें।
- Narration लिखें।
Example:
By: Supplier A/c
Purchase of 10 units @ ₹400 = ₹4000
Add: GST @18% = ₹720
Total = ₹4720
Narration: Purchased goods with GST from supplier
Voucher Shortcuts in Tally
| Voucher Type | Shortcut Key |
|---|---|
| Payment | F5 |
| Receipt | F6 |
| Contra | F4 |
| Journal | F7 |
| Sales | F8 |
| Purchase | F9 |